ここ最近、電子請求書を採用される会社様が、弊社の周りでも増えてきました。
あと、年賀状仕舞いされたり、仕事の連絡でもLINEを使うことがスタンダードになりました。
郵便をはじめとしたアナログ通信や電話での通話は確実に減りつつありますね。
私は何にでも積極的に取り組むタイプですので、電子化、ペーパーレス化、最新ツールの採用は、平均よりかなり早かった部類だと思います。見積書をPDFで送るようにしたのも、業界内では早かったです。
ところがですね、実は弊社が発行する請求書は一部を除いて今でも郵送なんです。業者さんから受け取る請求書も原則として郵送で、現時点では電子請求書はお断りしています。そして、材料発注はまだほとんどがFAX発注（ただしペーパーレス）です。
これにはちゃんと理由があるんです。
まず請求書ですが・・・。
実は、弊社が発行する請求書の内、地元のお客様（頻繁な取引が無い）にお送りするものは、事前にPDFでも良いか確認したうえで、LINEやメールでPDFのものをお送りしています。
これは、10年近く前から行っております。進んでるでしょ笑
個人経営のお店などの場合は、看板工事の明細はあまり関係が無く、合計金額だけ分かり、領収書があれば十分だからです。
一方で、どうして弊社が受け取る場合はPDF不可なのかと言いますと、郵送と比べて、受け取る側には何もメリットが無いから。
手間が増えるだけとなり、そしてメールを見逃す危険性もあります。
逆の立場で、請求書を発行する側にとっては、メリット大有りなんですよ。
郵便代も紙代も印刷代も掛かりませんし、ポストに投函に行く必要もありません。パソコンの前だけで完結します。だから、受け取る請求書の数よりも発行する数が圧倒的に多いような会社様・・・つまり、材料屋さんなどは電子化したいわけです。
仮に弊社が、全ての請求書をPDFで発行しようとしますと、どうなるか。
年に数回発行するくらいの地元のお客様の場合は問題ありません。
しかし、毎月必ずお仕事をいただく、濃いお付き合いのお客様ですと、色々と問題があるのです。
一つは、いまだに専用請求書のお客様がいらっしゃること。当然、手書きで発行しています。
また、契約書（簡易な物を含む）を添付する決まりになっているお客様がいらっしゃること。これも契約書を電子タイプにする必要がありますから、こちらの意思では変更できません。
また、本質的にはPDF請求書を添付したメールは経理部専用のアドレスに送るべきです。しかし、社員さんが何人かいる会社さんでもプロバイダメール１つしかないケースがあり、じゃあ誰に送ればいいのよ、という話になります。担当の方のメールアドレスに送るのは、たまーの一回くらいならともかく、毎回はまずいでしょう。
これまで、仕入れ先から弊社に対して、「電子請求書に変更したい」という申し出は何件もありました。しかし、お客様から弊社に「PDF請求書をメールで送ってください」というお話は、１件もないです。何故か？ 先にも書きましたが、お客様にとってはメリットが無いからです。
請求書の発行元が「業務の簡略化のために」とか「デジタル化の波に」みたいなもっともらしいことを言ったところで、自分とこの業務を簡略化するだけで、相手先の業務を増やしてしまう、無理な押し付けでしかないのです笑
ですので、世の中全ての会社（最低でも取引先のほぼ全て）が「いっせーの！」で変更しない限りは、上手くいかないんですよ。
強いて言えば、PDFデータで受け取れば、帳簿をつける際にコピペができるようになるかな、と思ってやってみたのですが、必ずしもうまくいかないようです。
大会社になると、社内やグループ会社全体の効率を考えて、トップが旗振りして電子化に取り組んでいることでしょう。しかし、我々のような零細企業には必ずしもそれは当てはまらないんですよ。
しかも、いまだに手書きの請求書を送ってくる仕入先には、何て言ったらいいですのん笑
それと、大変申し訳ないのですが、メールの使い方がなっとらん人が多すぎるのも問題です笑ｺﾞﾒﾝﾁｬｲ
タイトルを変えずに永遠に返信（Re:）で送ってくる人が何人もいらっしゃるんです。最近では、１年ほど前のメールに返信でメールしてきた方がいらっしゃいました笑 １年前のお仕事へのクレームかと思っちゃいましたよ・・・。
これ、一日に50通くらいのメールを受信する私からしますと、ものすごく大変なことになるんですよ。どれがどれだか分からない！！
また、Gmailだと関係のないメール同士がツリー表示やスレッド表示になってしまい、スマホで見たときに理解に苦しむことになってしまいます。
こんな人からメールで請求書を送られた日にゃ、大変なことになっちまいます笑
次に、発注方法についてです。
私は平常はFAXで材料発注していますが、ハッキリ言えば、本当はメールで発注したいのです。逆に、弊社が受注する際は、ほぼ100％がメールかLINEです。
仕入先に、「メール、FAX、電話、LINEなどどれで注文をしてくる会社さんが多いですか？」と聞くと、おおむね同じくらいの比率という答えから、メールが多いという感じの答えですかね。
小さな会社さんですと「電話が多い」というお答えもあります。
私がFAXで送るのには、ちゃんと理由があります。
まず前提として、電話は論外。間違いの元ですので、緊急時以外は電話発注はしません。
で、メールやLINEですと、営業担当者さんを介して発注となりますが、メール送信時にもしも担当者さんが外出していますと、明日届くはずの材料が明後日以降になってしまうのではないかという心配があるわけなんですよ。
FAX発注であれば、電話番などの窓口対応をされている方が動きますので、間違いがないという理由なのです。
逆に言えば、注文用のアドレスがあればそちらにメールすればよいのです。しかし今現在、弊社の取引先には注文用メールアドレスを運用している会社さんはありません。
私がPDF請求書の受け取りを頑なに拒んだり、FAX発注していたりするので、仕入れ先の方からは「このアナログなオッサンめ！」とか思われているかもしれませんが笑、私は決してアナログ人間ではありません。私がそんなにバカだと思います？
全体像を見て、よりハイレベルなことを考えているのです笑
ただ、ヘソが曲がった行動をしているだけです笑ﾃﾍｯ
最後に、材料屋さんへ。
「注文専用アドレスを作ってください」
そうしたら、電子請求書を受け付けます笑
お客様へ。
「はやく電子化OKにしてください」笑
メールをくださるみなさまへ。
「話題が変わった時はメールのタイトルも変えてください」
以上です笑
